Il lavoro della wedding planner è sicuramente molto giovane in Italia, e purtroppo, poco e mal conosciuto!
Non ci sono regole precise, non essendoci un ordine professionale di riferimento, quindi ognuno ha la libertà di decidere come lavorare.
Ho perciò pensato di scrivere questa breve guida, per consigliarti su cosa aspettarti, come approcciarti, e come scegliere la professionista adatta a te.
When, What, Why, Where, How.
Le 5 W della wedding planner.
What. Cosa fa la wedding planner.
Innanzitutto bisogna fare una distinzione tra wedding planner e wedding designer.
Le due professioni sono differenti ma complementari.
La prima si occupa della pianificazione (planner), organizzazione e regia dell’intero evento: ricerca e consiglia i fornitori, li contatta, compila un’agenda per gli sposi e li accompagna agli appuntamenti, gestisce il budget, coordina tutti i fornitori durante tutto l’arco di tempo che precede il matrimonio, e ovviamente anche il giorno stesso dell’evento.
La wedding designer invece, si occupa maggiormente di tutto quello che riguarda il design dell’evento: progetta la scenografia, gli allestimenti del matrimonio, contatta e coordina i fornitori per realizzare gli allestimenti, gestisce il budget per l’allestimento, è presente il giorno del matrimonio per allestire e disallestire tutte le scenografie.
Queste due figure sono spesso unite in una persona sola, comunque definita wedding planner (o wedding planner & designer), la quale si occupa perciò di tutto il matrimonio, così che gli sposi possano godersi il loro giorno speciale, senza preoccuparsi di nulla.
Esiste anche un’altra figura, chiamata wedding coordinator, che presenzierà solo il giorno del matrimonio per gestire i fornitori che avete scelto voi, diventando il loro riferimento per la giornata.
Personalmente ho deciso di non offrire questo servizio, perché il rischio di fallimento è alto: sono fornitori che probabilmente non si sono mai confrontati, non hanno visto un progetto del matrimonio, non sono stati coordinati durante l’anno dei preparativi, ma hanno molto probabilmente interpretato di testa loro le idee del cliente, rischiando così che tutti gli aspetti scenografici siano di stili o colori diversi, così da creare una disarmonia estetica davvero pericolosa!
Inoltre uno dei punti di forza di affidarsi ad una wedding planner è proprio la garanzia di avere una guida, una mediatrice che promuoverà il gioco di squadra tra tutti i fornitori.
Questo ti dà la certezza di avere un team affiatato, che conosce il programma dell’evento momento per momento, e che quindi saprà dove e cosa succederà minuto per minuto, evitando inconvenienti e incomprensioni, che altrimenti dovresti sistemare tu invece di goderti il tuo giorno!
Why. Perché contattare una wedding planner?
Innanzitutto perché è la figura che ti farà vivere in modo sereno e senza stress il lungo periodo dei preparativi, e il giorno del tuo matrimonio.
Non dovrai preoccuparti del pasticcere che non ha capito come vuoi la torta, o del catering che ha dato i gamberi alla zia allergica, o dei musicisti che non sanno quando devono suonare, rischiando di farti entrare con la canzone sbagliata.
L’ulteriore beneficio, è che la wedding planner creerà per te un evento che ti rispecchi, che sia esteticamente equilibrato e armonioso, dalle partecipazioni al taglio della torta.
Non ci saranno elementi contrastanti tra loro, l’estetica sarà curata al minimo dettaglio, e questo renderà il tuo matrimonio davvero splendido e memorabile, sia per te, sia per i tuoi ospiti.
Purtroppo molte persone pensano che avvalersi di questa professionista costi troppo, o che sia una spesa extra.
Ma assumere una wedding planner costa davvero di più di un matrimonio organizzato da sola?
Hai mai pensato a quanto ti costerebbe realizzare la confettata o il photobooth dei tuoi sogni?
Vasi di vetro, candele, luci, cassette di legno, tappeti, poltrone, cornici, archi e tanto altro.
Senza accorgertene spenderesti migliaia e migliaia di euro per l’allestimento del tuo giorno speciale
(per poi non sapere più dove mettere tutte queste cose dopo il matrimonio!).
La wedding planner, che spesso ha già tutto l’occorrente o conosce i fornitori giusti per ottimizzare il tuo budget, potrà realizzare i tuoi desideri, destinando quella cifra a valorizzare ulteriormente il tuo matrimonio, o addirittura risparmiando sul budget!
Vasi di vetro, candele, luci, cassette di legno, tappeti, poltrone, cornici, archi e tanto altro.
Senza accorgertene spenderesti migliaia e migliaia di euro per l’allestimento del tuo giorno speciale
(per poi non sapere più dove mettere tutte queste cose dopo il matrimonio!).
La wedding planner, che spesso ha già tutto l’occorrente o conosce i fornitori giusti per ottimizzare il tuo budget, potrà realizzare i tuoi desideri, destinando quella cifra a valorizzare ulteriormente il tuo matrimonio, o addirittura risparmiando sul budget!
Non è inoltre da sottovalutare il valore che un fornitore attribuisce all’organizzatore di matrimonio,
spesso tramutato in scontistiche importanti.
Ad esempio un catering collaudato sa che la wedding planner gli farà risparmiare tempo, denaro e lavoro,
ricambiando probabilmente in tavoli o sedie comprese nel prezzo,
o non maggiorando il preventivo per le sedute degli inevitabili ospiti dell’ultimo momento.
In più la wedding planner ti farà risparmiare tempo (e carburante!) nelle interminabili ricerche di negozi, siti, fornitori, oggettistica,
in favore di un’agenda organizzata per testare i già selezionati professionisti, atelier, e location,
potendoti così godere l’esperienza del tuo matrimonio senza logoranti tensioni e inevitabili ansie.
Un altro fattore importantissimo è il già citato gioco di squadra.
La wedding planner terrà sempre aggiornati i fornitori, mostrerà loro il progetto del matrimonio costantemente aggiornato, così da non avere brutte sorprese il giorno delle nozze, li coordinerà durante tutto l’evento e risolverà le incomprensioni e gli eventuali disguidi al posto tuo.
Tutto stress risparmiato, no?
When. Quando contattare la wedding planner?
Dipende da che tipo di servizio stai cercando.
Se vuoi che si occupi dell’organizzazione completa, prima la contattati, meglio è.
Diciamo indicativamente un anno e mezzo prima.
Se invece hai scelto solo il servizio design, e quindi ti occuperai tu dell’organizzazione ma vuoi un professionista per gli allestimenti, dai sei ai quattro mesi prima; ma ovviamente dipende dal tipo di matrimonio che desideri, se cerchi qualcosa di semplice ma curato, probabilmente anche tre mesi prima può essere il tempo giusto.
How. Come scegliere la wedding planner giusta?
Il mio consiglio è di fare un po’ di ricerca e non chiamare la prima che vedi, o che ti ha consigliato l’amica, perché non è detto che quella giusta per lei sia anche quella giusta per te.
Vai sul suo sito, sui social, e guarda le foto, cerca di capire se lo stile che propone sia adatto a te, altrimenti passa alla prossima sulla lista.
Leggi chi è, informati se questa persona è competente, cosa ha studiato, quali e quanti corsi ha frequentato, quanta esperienza ha.
Una volta trovata la persona che più ti ispira per estetica e formazione, contattala e cerca di conoscerla di persona: dovrai passare circa un anno insieme a lei, se ti sta antipatica o ti indispone, l’esperienza sarà negativa e al giorno del matrimonio si vedrà che non c’era empatia tra voi, perché non siete riuscite a capirvi, e per questo la wedding planner non avrà saputo rielaborare le tue preferenze, non perché non sia brava, ma perché non siete proprio affini!
Where. Contattare una wedding planner della vostra città, o di dove?
Ogni professionista sceglie in che zona lavorare, e di solito è scritto sul sito o i social.
Quasi sicuramente, se sei di Roma, e vuoi una wedding planner di Milano, ti chiederà il rimborso spese dei viaggi.
Il mio consiglio è comunque di cercare un professionista che proponga uno stile che sia affine al tuo, e che possa capirti e ispirarti.
Ed infine che ti trasmetta fiducia e sicurezza, così che, negli inevitabili momenti di sconforto, sappia calmarti e rassicurarti, per poter assaporare fino in fondo uno dei periodi che dovrebbe essere tra i più felici della tua vita.
Grazie per aver letto questo articolo,
spero ti sia stato utile!
Se vuoi approfondire come posso aiutarti,
puoi prenotare una consulenza conoscitiva gratuita con me
scrivendomi sui social, su whatsapp o per mail.
Trovi tutti i miei contatti qui.
A presto,
Caterina
